Exemple de RECHERCHEV - Comment faire RECHERCHEV dans Excel

Microsoft Excel comprend une variété de fonctions différentes qui aident les utilisateurs à effectuer des calculs de tout type. La fonctionnalité d'Excel est si complète que les utilisateurs moyens ne profitent même pas de la plupart des utilitaires.

Cependant, si vous faites souvent défiler les colonnes et les lignes à la recherche des mêmes informations, il est probable que vous apprécierez la fonction RECHERCHEV. RECHERCHEV, qui signifie «recherche verticale», peut vous aider à trouver rapidement les données associées à une certaine valeur que vous entrez.

Par exemple, vous pouvez avoir une table qui contient des produits avec des identifiants et des prix uniques. RECHERCHEV peut vous montrer le prix d'un certain produit si vous entrez son identifiant.

Vous pouvez utiliser RECHERCHEV de nombreuses manières différentes et cela simplifiera considérablement votre travail, en particulier lorsque vous traitez de grandes tables.

Vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps à rechercher une certaine cellule car cette fonction la trouvera pour vous. Cependant, les utilisateurs débutants ont souvent du mal à configurer RECHERCHEV. Par conséquent, j'ai décidé de vous aider en préparant ce guide détaillé.

Qu'est-ce que RECHERCHEV?

Tout d'abord, RECHERCHEV est une fonction. Par conséquent, si vous êtes nouveau dans Excel, vous souhaiterez peut-être vous familiariser avec certaines fonctions de base, telles que MOYENNE, SOMME ou AUJOURD'HUI. De cette façon, il vous sera facile de comprendre comment fonctionne cette fonction.

VLOOKUP est une fonction de base de données, elle est donc destinée aux tables de base de données. Ces tableaux sont essentiellement des listes d'éléments différents. Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonction lorsque vous travaillez avec des listes de produits, d'employés, de clients, etc.

Disons que vous avez une liste de produits composée de quatre colonnes. Il peut inclure le code article dans la première colonne, le nom ou la description du produit dans la deuxième colonne, et le prix et le nombre d'articles disponibles en stock dans les troisième et quatrième colonnes, respectivement.

Les tables de base de données ont généralement une sorte d'identificateur unique pour chaque élément. Dans ce cas, c'est le code article. Cette colonne est nécessaire au fonctionnement de la fonction RECHERCHEV et doit être la première colonne de votre tableau.

Si vous êtes un débutant, la première chose à faire est de comprendre ce que fait exactement RECHERCHEV. En termes simples, il affiche les informations d'une liste ou d'une base de données en fonction de l'identifiant unique saisi par l'utilisateur.

Si nous considérons l'exemple ci-dessus, cette fonction pourrait afficher le prix, la description ou la disponibilité d'un produit en fonction de son code article. Ce qu'il affichera exactement dépend de la formule que vous écrivez. VLOOKUP prend en charge les correspondances exactes et approximatives, ainsi que les caractères génériques pour les correspondances partielles.

Comment fonctionne VLOOKUP

Voici la syntaxe des formules qui décrivent la fonction RECHERCHEV:

=VLOOKUP(value, table, column_index, [range])

  • value est ce que cette fonction recherchera dans la première colonne
  • tableest la table à partir de laquelle la fonction va récupérer les informations nécessaires
  • column_index est le numéro de la colonne à partir de laquelle la fonction va récupérer les informations
  • rangeest un paramètre booléen qui peut être TRUE ou FALSE. TRUE est la valeur par défaut et correspond à une correspondance approximative. FALSE ne vous montrera que les correspondances exactes.

Même le nom de cette fonction inclut «vertical» et RECHERCHEV est uniquement destiné aux tableaux où les données sont organisées en colonnes verticales. Par conséquent, si vous organisez vos données horizontalement, cette fonction sera inutile. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une fonction similaire pour la recherche horizontale - RECHERCHEH.

Vous devez également garder à l'esprit que cette fonction ne fonctionne que de gauche à droite. En d'autres termes, si l'identifiant unique n'est pas dans la première colonne de votre table, la fonction ne pourra pas récupérer les informations des colonnes à gauche de l'identifiant.

Chaque colonne a son numéro et toutes les colonnes sont numérotées de gauche à droite. Si vous souhaitez obtenir une valeur à partir d'une certaine colonne, vous devez spécifier son numéro dans votre formule. Dans le modèle de formule ci-dessus, ce numéro est appelé column_index.

Par exemple, si vous souhaitez récupérer le nom du produit de l'exemple ci-dessus, l'index de la colonne doit être 2.

Comme je l'ai déjà mentionné ci-dessus, la fonction VLOOKUP prend en charge deux modes de correspondance: approximative et exacte. Ce paramètre est le quatrième argument de la formule. La correspondance approximative est définie par défaut. Si vous souhaitez choisir une correspondance exacte, vous devez définir la plage de recherche sur FALSE.

Par conséquent, les deux formules ci-dessous récupéreront les données en utilisant une correspondance approximative:

=VLOOKUP(value, table, column_index)

=VLOOKUP(value, table, column_index, TRUE)

Comme vous pouvez le voir, si vous souhaitez utiliser le mode de correspondance exact, vous devez faire attention. Si vous ne fournissez aucune valeur de plage de recherche, la fonction utilisera toujours le mode de correspondance approximative.

La formule suivante forcera le mode de correspondance exact:

=VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE)

Assurez-vous de définir la valeur sur FALSEsi vous allez utiliser le mode de correspondance exacte. Il est fort probable que vous ayez besoin d'une correspondance exacte dans la plupart des cas, donc si vous êtes nouveau dans Excel, n'oubliez pas ce détail.

La correspondance exacte est le bon choix si vous avez une colonne avec l'identifiant de l'article. Il peut également s'agir de toute valeur unique pouvant être utilisée pour une recherche exacte. Par exemple, il peut s'agir d'un titre unique d'un livre ou d'un film, ainsi que de tout autre mot clé unique. Gardez à l'esprit que RECHERCHEV n'est pas sensible à la casse.

Cependant, vous n'aurez parfois pas besoin de la correspondance exacte mais de la meilleure correspondance possible. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le mode de correspondance approximative.

Par exemple, vous pouvez utiliser ce mode lorsque vous traitez avec des tables de données où les informations nécessaires correspondent à certaines valeurs numériques, et que vous souhaitez récupérer les résultats pour une valeur qui n'est pas incluse dans la table.

Vous pouvez utiliser cette approche lorsque vous effectuez des calculs basés sur les données existantes. Si vous entrez une valeur et que la fonction trouve la correspondance exacte, elle récupérera les informations de la ligne correspondante. Cependant, s'il n'y a pas de correspondance exacte dans le tableau, la fonction correspondra à la ligne précédente.

Pourquoi correspondrait-il à la ligne précédente, pas à une autre? Eh bien, ce ne sera pas le cas si vous n'organisez pas votre table de la bonne manière. Pour permettre à VLOOKUP de rechercher la meilleure valeur approximative, vous devez vous assurer que toutes les valeurs de cette colonne sont triées par ordre croissant. Dans ce cas, la fonction recule simplement et récupère la valeur la plus proche.

# Erreurs N / A

Lorsque vous utilisez la fonction RECHERCHEV, ainsi que de nombreuses autres fonctions dans Excel, vous pouvez souvent obtenir des erreurs # N / A. Cette erreur signifie que la valeur n'a pas été trouvée.

Vous pouvez obtenir cette erreur pour plusieurs raisons. Voici quelques-uns des cas les plus courants:

  • vous avez mal orthographié la valeur ou ajouté un espace supplémentaire
  • la valeur nécessaire n'existe pas dans le tableau
  • vous utilisez le mode de correspondance exacte lorsque vous recherchez une valeur approximative
  • vous n'avez pas entré la plage de table correcte
  • vous avez copié RECHERCHEV alors que la référence de table n'est pas verrouillée.

Si votre table a une référence absolue, cela signifie que les lignes et les colonnes ne changeront pas si elles sont copiées. Cependant, ce n'est pas le cas avec une référence relative. Dans ce cas, vous devrez passer à la référence absolue.

Vous pouvez personnaliser le texte de l'erreur # N / A en utilisant la fonction IFNA. Dans ce cas, vous devez écrire une formule plus longue avec IFNA qui inclut VLOOKUP.

Voici un exemple de formule qui renverra «non trouvé» au lieu de # N / A:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "not found")

Et voici une formule qui renverra un résultat vide:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "")

Bien que vous puissiez personnaliser le message, vous pouvez envisager d'utiliser l'erreur # N / A car elle attirera immédiatement votre attention et vous informera en cas de problème.

Comment utiliser RECHERCHEV

Vous pouvez écrire des formules à partir de zéro, ou vous pouvez également utiliser le menu Excel. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez afficher le résultat, puis sélectionnez l'onglet «Formules».

Après cela, cliquez sur "Insérer une fonction". Vous verrez une boîte où vous pouvez sélectionner des catégories de fonctions et choisir la fonction RECHERCHEV. Vous pouvez également utiliser la zone "Rechercher une fonction" et saisir "vlookup".

Sélectionnez la fonction et la boîte «Argument de la fonction» apparaîtra. Ici, vous pouvez entrer les paramètres nécessaires de la fonction. Dans cette fenêtre, vous devez spécifier l'identifiant unique que vous recherchez, l'emplacement de la base de données et les informations qui correspondent à l'identifiant que vous souhaitez récupérer.

Ces arguments sont «Lookup_value», «Table_array» et «Col_index_num». Ces champs sont écrits en gras car ces arguments sont obligatoires.

Le quatrième argument concerne le mode de recherche, et vous pouvez le spécifier ou non. Le mode approximatif est défini par défaut.

Pour entrer le premier argument, qui est l'identificateur unique, vous pouvez sélectionner la cellule nécessaire et appuyer sur Entrée. Dans ce cas, la valeur de cette cellule sera automatiquement entrée comme premier argument de la fonction RECHERCHEV.

Vous devez maintenant entrer le deuxième argument. La base de données ne doit pas nécessairement commencer dans le coin supérieur gauche. Par exemple, vous pouvez également avoir une ligne qui décrit les colonnes, qui sert d'en-tête.

«L'une des meilleures choses à propos de la fonction RECHERCHEV est que l'emplacement de la base de données peut également être personnalisé», note Bridget Allen, comptable chez Best Writers Online.

Étant donné que RECHERCHEV ne fonctionne qu'avec un nombre de colonnes, vous devez spécifier la zone de votre table que vous souhaitez utiliser pour la recherche. C'est à cela que sert la boîte «Table_array».

Par exemple, si votre table commence dans le coin supérieur gauche et que sa première ligne est un en-tête, vous pouvez sélectionner toute la base de données sans la première ligne. Si votre base de données contient quatre colonnes (AD) et cinq éléments, le tableau du tableau sera A2: D6, car les cellules A1-D1 contiendront l'en-tête.

Vous pouvez cliquer sur l'onglet de la feuille de calcul nécessaire et sélectionner la zone avec la base de données. Appuyez sur Entrée et la plage de cellules sélectionnée sera automatiquement ajoutée au deuxième argument de la fonction RECHERCHEV. Voici un exemple d'argument de fonction:

‘database_name’!A2:D6

Dans ce cas, «nom_base_de_données» est le nom de l'onglet de la feuille de calcul.

Il ne vous reste plus qu'à spécifier les informations que vous souhaitez récupérer et à fournir le numéro de la colonne nécessaire.

Par exemple, si vous souhaitez récupérer le prix d'un article dans le tableau au début de cet article, vous devez utiliser la troisième ligne et la valeur «Col_index_num» sera 3.

Emballer

Microsoft Excel dispose d'une grande variété de fonctions qui peuvent aider les utilisateurs à gérer différents calculs et autres tâches. RECHERCHEV est une fonction très utile qui peut récupérer des informations qui correspondent à une certaine valeur à partir d'une table de base de données.

Si vous êtes nouveau dans Excel, vous pouvez rencontrer des difficultés avec cette fonction car elle comporte quatre arguments.

Cependant, si vous suivez notre guide, vous pourrez sélectionner les bons arguments et utiliser les bonnes formules. Si vous utilisez cette fonction plusieurs fois dans la pratique, vous comprendrez rapidement comment elle fonctionne afin de pouvoir utiliser RECHERCHEV chaque fois que vous en aurez besoin.